Manual de Políticas Internas
y Reglamento Interno de Trabajo

Objeto

Regula conducta, disciplina, responsabilidades y funcionamiento para garantizar orden organizacional, eficiencia operativa, seguridad del paciente y protección del patrimonio de la Empresa.

Alcance

Aplica sin excepción a todo colaborador —cualquier cargo, jerarquía, contrato, sucursal o antigüedad— y, en lo pertinente, a pasantes, aprendices, contratistas y proveedores dentro de las instalaciones.

Marco legal

Código de Trabajo (16-92), Ley 172-13 de datos personales, Ley General de Salud 42-01 y normas del MSP y del Ministerio de Trabajo. Ante conflicto, prevalece siempre la norma legal.

Obligatoriedad

El cumplimiento es obligatorio y desconocerlo no exime de responsabilidad. Cada colaborador recibe copia al ingresar y firma su recepción, que queda en el expediente laboral.

Vigencia y modificaciones

Entra en vigor al notificarse y sustituye cualquier versión anterior. La Dirección puede modificarlo; continuar laborando tras la notificación equivale a aceptación. Se deposita ante el Ministerio de Trabajo.

Definiciones

• Colaborador: contrato de trabajo, aprendizaje o pasantía.
• Vías formales: sistema de gestión de personal, correo institucional y formularios autorizados.
• Supervisor inmediato: responsable directo de tu sucursal o área.
• Información confidencial: toda información clínica, comercial, financiera, técnica, de personal o de pacientes a la que accedas por tu trabajo.

Administrativo y recepción

• Camisa blanca o azul con logotipo.
• Pantalón de tela azul oscuro.
• Medias y zapatos negros sin accesorios.

Clínico y conserjería

• Pijama médica completa en colores pasteles autorizados.
• Gorro y bata con logotipo al atender pacientes.
• Enfermeras: siempre bata médica blanca con logotipo.
• Calzado cerrado o crocs negros con medias negras.

Higiene compatible con guantes

• Uñas cortas y limpias, sin esmaltes llamativos ni uñas artificiales.
• Cabello recogido o arreglado toda la jornada.
• Barba y bigote recortados, sin interferir con la mascarilla.

Custodia del uniforme

Limpio, planchado y en buen estado. Es propiedad de la Empresa o se entrega bajo su costo, y se devuelve al terminar el contrato. Prohibido usarlo fuera del horario y del contexto laboral.

Accesorios

En áreas clínicas quedan prohibidos anillos, pulseras, relojes de muñeca y aretes colgantes. Higiene personal impecable y uso moderado de fragancias, por la sensibilidad de los pacientes.

Carnet

Visible durante toda la jornada. Su pérdida se reporta de inmediato y se devuelve al terminar la relación laboral.

Respeto y discreción

Trato cordial y profesional a pacientes, acompañantes, compañeros, superiores y proveedores, presencial y digital. Prohibido discutir temas laborales, salariales o disciplinarios frente a pacientes, o criticar a la Empresa, sus precios o su Dirección ante terceros.

Canalización de conflictos

Los conflictos se llevan por la vía jerárquica y de forma privada. La Empresa se compromete a atender los planteamientos formulados por esa vía en un plazo razonable.

Visitas de familiares

Prohibida la visita o permanencia de familiares en horario laboral, incluidos menores bajo tu cuidado. Única excepción: que acudan como pacientes del centro. Las entregas personales se reciben en recepción.

Vínculos entre colaboradores

Toda relación sentimental, parentesco hasta segundo grado o sociedad comercial con otro colaborador se informa a la Dirección; omitirlo es falta moderada. Nadie participa en selección, nómina, supervisión o pagos de un familiar suyo. Si el vínculo genera conflicto —supervisión directa, manejo de caja o evaluación—, la Empresa puede reasignar sucursal o línea de reporte.

Celular

Prohibido durante la atención al paciente y en áreas clínicas. Se mantiene guardado y en silencio; solo se usa en áreas designadas o en los descansos. La Dirección puede autorizar excepciones puntuales por razones operativas o de emergencia familiar acreditada.

Grabaciones y fotos

Prohibido grabar, fotografiar, capturar pantalla o difundir información interna, instalaciones, procedimientos, documentos, pacientes o compañeros sin autorización escrita. Aplica durante y después de la relación laboral.

Credenciales

• Personales, intransferibles y de uso solo laboral.
• Prohibido compartir contraseñas u operar bajo el usuario de otro, aun con su permiso.
• Prohibido instalar programas no autorizados.
• Los accesos se revocan al terminar el contrato.

Videovigilancia

Hay cámaras en áreas comunes, accesos, pasillos y caja, con fines de seguridad y verificación de protocolos. No hay cámaras en vestidores ni sanitarios. Las grabaciones pueden usarse como prueba en procedimientos disciplinarios y legales.

Inteligencia artificial

Prohibido usar herramientas de IA o servicios en la nube no autorizados para procesar datos de pacientes, información clínica, nóminas o información comercial, salvo autorización escrita de la Dirección. Protege la Ley 172-13.

Información clínica

Todo historial, diagnóstico, fotografía o dato médico del paciente está amparado por el secreto profesional. Solo lo consulta personal autorizado y únicamente en la medida necesaria para prestar el servicio.

Sin consentimiento, no se comparte

Prohibido divulgar, fotografiar, publicar o transmitir datos, imágenes o historiales sin consentimiento informado firmado y autorización de la Empresa. Incluye grupos de mensajería, redes, portafolios personales y conversaciones privadas, aun sin nombre si el paciente resulta identificable.

Información comercial

También es confidencial: costos, márgenes, proveedores, condiciones comerciales, protocolos, contenidos formativos, resultados financieros, estrategias de expansión, salarios y expedientes. Prohibido comentar el salario propio o ajeno con fines de comparación o presión.

Vigencia post-laboral

La obligación de confidencialidad es indefinida y subsiste tras la terminación por cualquier causa. Al salir, devuelves o eliminas de forma verificable toda información confidencial en tu poder.

Regla práctica

Si dudas de si algo puede compartirse, no lo compartas y consúltalo con tu supervisor. La duda se resuelve antes de enviar, no después.

Titularidad

Todo protocolo clínico, manual, procedimiento, formato, plantilla, material formativo, contenido audiovisual, fotografía, diseño, desarrollo informático, base de datos o metodología creado o mejorado con ocasión del trabajo, con recursos de la Empresa o dentro de la jornada, es propiedad exclusiva de Kerapodo Group SRL.

Prohibición de reproducción

Prohibido reproducir, copiar, fotografiar, distribuir o comercializar fuera de la Empresa —durante o después de la relación laboral— manuales de técnica quiropodista, protocolos de atención, guías de bioseguridad, materiales de capacitación, plantillas clínicas y listas de precios.

Uso de tu imagen

Autorizas el uso de tu imagen, voz y nombre en comunicación institucional, redes corporativas y contenidos de marca, solo en el contexto de tu actividad profesional. Puedes revocarlo por escrito, sin efecto retroactivo sobre lo ya publicado.

Equipo asignado

Respondes por su uso, limpieza, resguardo y reporte de fallas; la asignación se documenta con acta firmada. Los daños por negligencia o mal uso generan sanción y, cuando proceda, responsabilidad civil conforme a la ley. La aparatología de alto costo solo la opera personal capacitado y autorizado.

Uso personal y retiro

Prohibido el uso personal de equipos, instrumental, insumos, productos o mobiliario, y retirarlos sin autorización escrita. Incluye realizar servicios a familiares, amigos o terceros fuera del registro formal del sistema.

Inventario y mermas

Todo consumo se registra según el procedimiento. Habrá inventarios periódicos y auditorías sorpresa; las diferencias no justificadas se investigan y, de haber sustracción o encubrimiento, se califican como falta grave.

Propinas y obsequios

Prohibido solicitar propinas o condicionar la calidad del servicio a ellas. Prohibido aceptar obsequios, comisiones o beneficios de proveedores o laboratorios que comprometan la objetividad de compras o referimientos. Aceptar una propina ofrecida se rige por la política interna vigente.

Estación y protocolos

Área limpia, ordenada, desinfectada y abastecida al abrir y al cerrar, según los checklists. El incumplimiento de un protocolo de bioseguridad se califica como falta grave por el riesgo que representa.

EPP y residuos

Guantes, mascarilla y protección ocular son obligatorios en todo procedimiento que lo requiera; la Empresa los provee. Los punzocortantes van de inmediato al contenedor rígido, sin reencapuchar agujas ni sobrellenar. Prohibido mezclar residuos biológicos con comunes.

Exposición biológica

Todo pinchazo, corte o salpicadura se reporta de inmediato al supervisor, aunque parezca leve, para activar el protocolo post-exposición y el reporte ante la ARL. Callarlo te perjudica a ti y es falta moderada.

Salud ocupacional

El personal clínico mantiene vigente el esquema de vacunación contra Hepatitis B y las demás que determine la Empresa, y presenta la constancia. Debes informar toda lesión cutánea abierta o enfermedad transmisible que afecte la seguridad del paciente.

Cultura de reporte no punitivo

Incidentes, eventos adversos, casi-accidentes, fallas de equipo y condiciones inseguras se reportan de inmediato. No se sanciona el reporte oportuno y de buena fe de un error; sí se sanciona su ocultamiento.

Registro clínico

Todo servicio queda documentado antes del cierre de la jornada: motivo de consulta, hallazgos, procedimiento, materiales, indicaciones y próxima cita. No puede alterarse, borrarse ni completarse con información inexacta; las correcciones se hacen por los mecanismos del sistema, dejando trazabilidad.

Consentimiento informado

Ningún procedimiento que lo requiera inicia sin el consentimiento firmado por el paciente o su representante legal. Antes de la firma explicas el procedimiento, sus riesgos y sus alternativas en lenguaje comprensible.

Alcance de la práctica

Te limitas a los procedimientos para los que estás capacitado, autorizado y habilitado según tu cargo y titulación. Prohibido diagnosticar, prescribir medicamentos o actuar fuera de ese alcance. Si el caso te excede, se refiere al profesional correspondiente.

Acompañantes y menores

El ingreso de acompañantes al área clínica sigue la política vigente. Los pacientes menores de edad y las personas con discapacidad que requieran asistencia van acompañados por su padre, madre o tutor, quien firma el consentimiento.

Quejas y reclamaciones

Se escuchan con respeto, se documentan y se escalan al supervisor el mismo día. Prohibido confrontar al paciente, prometer compensaciones, descuentos o devoluciones no autorizadas, o gestionar el reclamo por canales personales.

Emergencias

Debes conocer la ubicación del botiquín, los extintores, las rutas de evacuación y el protocolo ante emergencias médicas. Ante una emergencia, la prioridad absoluta es la seguridad de las personas.

Rotación entre sucursales

La Empresa puede asignarte y trasladarte entre sucursales según las necesidades del servicio, conforme al Art. 41 del Código de Trabajo. No altera salario, beneficios ni ninguna condición esencial del contrato: tu prestación no queda vinculada a una sucursal determinada, salvo pacto expreso y escrito.

Garantías de la rotación

• Traslado permanente: aviso mínimo de 5 días laborables, salvo emergencia operativa debidamente motivada.
• Dentro de la misma zona metropolitana o área de operación.
• Se mantienen salario, categoría, jornada, beneficios y antigüedad.
• Si sube mucho el costo de transporte, se evalúa un apoyo.

Tu derecho a plantear

Puedes exponer por escrito, ante tu supervisor o la Dirección, cualquier circunstancia personal o familiar que dificulte la asignación. Se valora de buena fe, aunque la instrucción sigue vigente mientras se resuelve.

Suplencias

Puedes ser requerido para cubrir ausencias imprevistas, picos de demanda o aperturas y cierres en otra sucursal dentro de tu jornada, respetando los límites legales. Las suplencias de un día no requieren los 5 días de antelación, pero se avisan lo antes posible.

Nombre y marca

Prohibido usar el nombre, logotipo, marca, dirección o identidad visual de Kerapodo para fines personales o comerciales sin autorización escrita de la Dirección General. Incluye perfiles personales, tarjetas, publicaciones, avales y referencias comerciales.

Actividades externas

Debes informar por escrito a la Dirección toda actividad laboral, comercial, societaria o de consultoría en podología, estética, salud del pie o áreas afines, y todo vínculo con proveedores o competidores. La Empresa evalúa el conflicto y puede requerir su cese.

Redes sociales

• Prohibido publicar contenido grabado dentro de las instalaciones sin autorización escrita.
• Prohibido publicar imágenes de pacientes, procedimientos o resultados en cuentas personales.
• Prohibido responder públicamente reseñas o críticas: eso lo gestiona el área designada.

No competencia y no captación

La no competencia aplica solo a técnicos quiropodistas y a quien recibió formación financiada por la Empresa: 6 meses tras la salida, en el ámbito donde la Empresa opera. Por 12 meses, tampoco se induce la salida de otros colaboradores ni se contacta sistemáticamente a la cartera de pacientes. No te impide ejercer tu profesión en general: se interpreta conforme a la libertad de trabajo constitucional y solo protege el know-how, la clientela y la inversión formativa.

Permanencia por capacitación

Cuando la Empresa financia una capacitación de costo relevante, puede firmarse un acuerdo de permanencia con reembolso proporcional si hay renuncia anticipada. Consta por escrito, con costo real, período y fórmula, y se firma antes de iniciar la formación.

Qué se puede reportar

Conductas contrarias a este Manual, a la ley o a la ética profesional: fraude, acoso, riesgos para el paciente y conflictos de intereses. Puede hacerse de forma anónima. Las denuncias se tratan con confidencialidad y las evalúa la Dirección General.

Protección frente a represalias

Queda prohibida toda represalia contra quien, de buena fe, reporte una irregularidad, participe en una investigación o se niegue a ejecutar una instrucción manifiestamente contraria a la ley o a la seguridad del paciente. La represalia es falta grave.

Entrega de posición

Se entrega de forma completa y documentada: uniformes, carnet, llaves, instrumental, equipos, dispositivos, expedientes y todo bien de la Empresa. También se devuelve o elimina de forma verificable toda información confidencial, incluidos contactos de pacientes en dispositivos personales.

Cierre de accesos

La Empresa cierra de inmediato todos los accesos digitales. El colaborador realiza el traspaso ordenado de sus casos, agenda y pendientes a la persona que la Empresa designe.

Obligaciones que subsisten

• Confidencialidad — Título VII, indefinida.
• Propiedad intelectual — Título VIII.
• No competencia — Art. 76, 6 meses.
• No captación — Art. 77, 12 meses.
• Permanencia por capacitación — Art. 78, cuando aplique.